Hur jag använder Things för att ha koll på livet

En av de första appar jag köpte för iPhone var att-göra-appen Things. Jag hade precis läst Getting Things Done av David Allen och inspirerades av tanken om att befria hjärnan från att hålla reda på allt som behövde göras.

Filosofin bakom Getting Things Done är att ha en inkorg där alla nya uppgifter läggs in så snart de dyker upp i hjärnan. På så sätt avlastas vårt minne (och till viss del vår ångest) från att kämpa med att minnas uppgiften och kan istället fokusera på annat. Tanken är att sedan gå igenom inkorgen med jämna mellanrum för att bedöma vad som ska göras med varje uppgift. När sedan uppgiferna ska utföras så väljs ett begränsat antal ut för utförande just denna dag. På så sätt får hjärnan en känsla av att uträtta något när varje uppgift bockas av, till skillnad från om allt bara är en enda lång att-göra-lista. Genom att systemet finns där och alltid är tillgänligt via telefonen, så skapas en trygghet i hjärnan att saker som utlovas eller ska göras inte kommer försvinna eller glömmas bort.

Utmaningen är att dels inte låta inkorgen växa okontrollerat och dels inte låta listan över dagens uppgifter innehålla mer än vad som faktiskt klaras av på en dag. Själv kämpar jag främst med det sistnämnda, men blir bättre och bättre på det.

Things har under åren utvecklats från att vara en fristående app på iPhone, till att (efter enormt lång väntan) introducera en molntjänst för att synkronisera mellan alla enheter, till att nu finnas för både iOS, iPadOS, macOS och watchOS. Redan från början la teamet bakom Things ner energi på att bygga ett riktigt solitt och välmående användargränssnitt och skaparen Cultured Code belönades både 2009 och 2017 med Apple Design Awards.

Genom åren har jag haft olika strategier med Things. Under perioder har jag haft en faslig massa olika projekt och grupper och ibland har både inkorgen och vyn för idag mest bestått av uppgifter som jag flyttat till morgondagen. Men efter lite inspiration från Ali Abdaal på Youtube har jag nu fräschat upp miljön och har ett system som inte bara ser bra ut, jag trivs också (mer än vad som kanske är nyttigt) med att fixa med mina uppgifter. Här nedan går jag igenom upplägget och förklarar hur jag tänkt.

Inbox

Här lägger jag in nya uppgifter när jag är på språng. När jag sitter vid datorn brukar jag kategorisera och tidsbestämma uppgifterna direkt när jag lägger in dom med hjälp av kortkommandon.

Ctrl+Space skapar en ny uppgift från vilken app som helst när jag sitter vid datorn.
Ctrl+Option+Space samma som ovan men med en länk till nuvarande webbsida.
Command+Shift+M låter mig välja vilket projekt uppgiften hör till.
Command+S låter mig välja när uppgiften ska göras.

Today

Det är här jag utför dagens uppgifter. Från inställningarna går det att slå på gruppering per projekt, vilket underlättar översikten enormt. Jag skulle gärna vilja kunna sortera uppgifterna ytterligare, kanske markera den som jag just nu jobbar på i lite mer Kanban-stil. Men på det stora hela fungerar det. Här lägger jag också ofta in nya uppgifter som är relaterade till den jag håller på med, och väljer sedan en framtida tid då den ska återkomma.

🛒 Inköpslistan

Min dagliga inköpslista. Här lägger jag in mjölken, äggen och att jag behöver köpa mer tandkräm. Ligger högst upp för att komma åt när jag står vid ica.se eller på min lokala ICA.

🌳 Livet

Det här är en area på Things-språk, ett projekt som både kan innehålla uppgifter och andra projekt. Direkt under Livet lägger jag sånt som har med mitt eget liv att göra. Det kan vara allt från att springa som här ovan, till att uppdatera mitt CV, sortera bilder från en resa eller gå en kurs i skogsbruk. Uppgifter som "Spring 5 km" har jag ställt in som återkommande, så varje gång jag bockar av den kommer dyker det upp en ny två dagar senare.

En del av de mer långsiktiga uppgifterna i denna kategori överlappar med hur jag använder Notion. Mer om det i ett senare inlägg. Om du också använder Notion, gå gärna med i gruppen Notionbubblan på Facebook.

💵 Ekonomi

Påminnelser om att kolla till betalningar, att avsluta abbonemang eller boka in ett möte med banken hamnar här. Här har jag också återkommande uppgifter som påminner mig om att uppdatera min ekonomiska sammanställning en gång i månaden.

🍻 Umgänge

Det mesta av det sociala umgänget sköter jag genom normalt minne, men några saker lägger jag gärna in här. Till exempel om jag behöver påminna mig själv om att köpa biljetter till en konsert på ett visst datum, eller om jag vill köpa en speciell present till en vän några dagar innan vi har bokat att ses nästa gång.

🏡 Bo

En av poängerna med att använda ett system för att-göra-listor är att väcka lusten att bocka av saker däri. Därför lägger jag också in vardagsuppgifter, som att tvätta, klippa gräset eller städa i listan. Återkommande uppgifter i denna kategori är exempelvis att byta vattenfilter en gång per månad.

💾 Digitalt

Här lägger jag allt som har med mitt digitala liv att göra. Det kan vara allt från att byta system för backup, till att ordna något med mina personliga domännamn. Det kan också vara någon idé för hur jag ska strukturera Things eller Notion på ett nytt sätt, eller testa en ny app.

👨🏼‍🎓 Studier

Tidigare hade jag underprojekt för varje kurs jag läser på universitetet, men det blev fort rörigt. Nu kör jag istället allt som har med studier att göra under detta projekt, men taggar ibland uppgifterna med den kurs de tillhör. I exemplet ovan har jag taggat två av uppgifterna med Kreativt skrivande, en kurs som börjar om några veckor.

🗽 Åstadkomma

Ett genomgående tema i mitt liv är en ständig strävan efter att åstadkomma något. Ofta har jag svårare att blicka bakåt och se att jag faktiskt fått något gjort, men denna kategori är tänkt att hjälpa mig att hantera båda. Uppgifter som hamnar direkt här är av mer generell karaktär och kan vara idéer på en tavla jag vill måla, eller att kolla upp en kurs i dramaturgi.

🗣 Följande

En samlingskategori för allt som har med kommunikation på sociala medier och denna blogg att göra. Sånt som är att dela med mig av kunskap eller insikter. Även idéer och sånt som behöver kollas upp inför att starta en Podcast eller Youtube-kanal.

Allt som har med min Instagram, denna blogg, min än så länge glest befolkade engelskspråkiga blogg eller Facebook-sida hamnar här.

✍️ Författare

Jag har hittills gett ut två böcker, E-handel för en digital nomad och E-Commerce for a Digital Nomad. I denna kategori lägger jag sånt som har med innehållet och böckerna i sig att göra. Det kan också vara uppgifter som att strukturera kapitlen för en ny bok, eller skicka ut testexemplar till influerare.

🕵️‍♂️ Journalist

Uppgifter som rör min journalistroll. Kan vara att kontakta en tidning angående frilansuppdrag eller att kolla upp något inför ett gräv.

🥄 Nyfikenhet

Filmer att se, fenomen att läsa om, ämnen att forska vidare i. Har även Läs Bibeln, Läs Koranen och Läs Toran här, även om de också förmodligen platsar bättre i en livsmåls-lista i Notion.

📚 Böcker

Lista på böcker jag blir sugen på att skaffa/läsa när jag stöter på dom i olika sammanhang. Det kan vara en bok som omnämns i en Podcast eller på en Youtube-kanal. Brukar bara kasta in en uppgift med bokens titel och bocka av den från listan när jag köpt eller skaffat boken.

💰 Hustle

I brist på bättre namn. Är själv inte så djupt driven av pengar att titeln och symbolen blir helt rättvisande, men det handlar sånt som jag bygger upp med ekonomiska mål och medel. Används än så länge mest som area/grupp.

🟩 Smond AB

Mitt bolag som bygger e-handelslösningar med Shopify för småföretag. Allt som rör bolaget, kundaktiviteter och försäljning läggs in här. Detaljerade uppgifter finns dock i andra verktyg, bland annat Trello för kundprojekt och sälj-funneln finns i Notion.

🟧 Erik Karlberg AB

Mitt bolag som äger Smond AB, säljer böckerna jag skrivit och säljer journalist- och skribenttjänster. Återkommande uppgifter i både detta projekt och det för Smond AB är praktiska saker så som att betala ut lön, rapportera arbetsgivaravgifter och att skicka fakturor på överenskomna datum. Hantera annonskampanjer och annat som har med pengarna för författandet sker också här.

🎙 Livepodd

Livepodd är en webbtjänst med en kalender över kommande livepoddar. Här lägger jag regelbundet upp de livepoddframträdanden jag hittar. Återkommande uppgifter för att göra detta med kontinuitet läggs upp här. Även uppgifter som att rita en ny logga, kolla upp en ny webbplatform mm.

💡 Affärsidéer

Sånt som rör affärsidéer som inte ännu bolagiserats eller fått en egen kategori. Kan vara sånt som att skriva en affärsplan för en idé, eller ringa och kolla upp en möjlighet.

🏩 Engagemang

Allt handlar inte om pengar och det här är kategorin som har att göra med engagemang i samhället.

📌 Södertälje stads rödakorskrets

Jag är vice ordförande och kommunikatör i Södertälje stads rödakorskrets. Här hamnar alla uppgifter som har med det engagemanget att göra.

🏕 Fritid

Intressen och det som kan tänkas räknas som hobbyverksamhet. Exempelvis att skruva isär min el-moped och leta rätt på vilka batterimoduler som är dåliga.

🚤 Ockelbo T17i

Några fritidsintressen som är mer omfattande har fått ett eget projekt, bland annat min båt - en Ockelbo T17i.

🛠 Bygga och skapa

Här hamnar det mycket roligt och är en lista av idéer som jag kommer på att jag vill skapa eller bygga. Det kan vara allt från att bygga en kärra till mina kajaker, till att lägga ut kullersten runt ett träd i trädgården, till att beställa delar till min blivande hydroponiska odling från Amazon.

🛍 Skaffa och köpa

Jag har en regel om att jag inte får köpa något om det inte skrivits upp här minst en dag innan. Det är för att minska att impulsköpen tar överhanden. Det innebär dock att denna lista växer sig orimligt lång av allt möjligt som jag vill skaffa mig. Nya tunnor till stuprören, bättre konservöppnare, växthus, arabisk oud, långfärdsskridskor och dieselgenerator är ett urval.

👔 Kläder

Samma som ovan men specifikt för kläder.

Hoppas att denna genomgång gav lite mer inspiration kring hur du kan använda Things. Ett tips för att göra det mer ombonat är att använda emojis i namnen på projekten. Lycka till!